Arquivos Devem Ser Organizados

Suely Dias dos Santos

 

A rapidez e precisão das informações podem ser a diferença entre o lucro e o prejuízo

A importância da organização administrativa e da competência da empresa voltou a ser motivo de muita conversa e de muita preocupação, pelo menos aparente, do empresário e executivo brasileiro.

Acima de tudo, é preciso dar-se conta de que não adiante partir para uma organização de fachada.

Preocupar-se com a organização significa, acima de tudo, uma postura pessoal de donos, dirigentes e funcionários de uma forma geral, deixando de lado interesses pessoais, medos, desconfianças, resistências que, no fundo, são resultados de uma filosofia ultrapassada e falida, onde o que interessa no fundo é o lucro e o salário garantido no final do mês.

O governo acena com a idéia de um país que deve competir com o estrangeiro, o qual não se sabe bem se é melhor ou pior do que nós em nível de organização, mas o que se sabe é que pode ser melhor em nível de produto e atendimento ao cliente, o que, no fundo dá no mesmo, porque só se pode atender bem o cliente e desenvolver bons produtos tendo organização.

Muita gente acha que essa afirmação é apenas uma teoria, mas basta consultar o cliente e ela vira prática. Certo, mas o que o arquivo tem a ver com tudo isso? É simples. Sem informação não dá para atender o cliente, não dá para desenvolver o produto, nem tecnologia, não dá para cobrar, receber, investir, atender, planejar, controlar, não dá para fazer coisa alguma, que seja confiável, competente, eficaz.

Não dá mais para tratar a informação como arquivo morto. Não dá mais para deixar de lado a organização das informações que estão ineficientes e duplicadas a custos enormes para a administração por causa de sistemas tecnicamente incorretos da improvisação, da total falta de técnica.

Não dá mais para deixar o arquivo para segundo plano como algo diferente e inútil dentro da empresa, um depósito que acumula poeira, baratas, ratos, traças, cupins, enquanto a empresa sonha e se desenvolve em tecnologia pensando em informática etc. e tal.

Muitos arquivos, existentes e sua concepção são o retrato da administração brasileira, que precisa mudar urgente. É a casa de periferia que possui televisão em cores mas não tem colchão para dormir, até que alguém convide o parceiro ou parceira dos donos da casa para dormir numa cama com colchão, além de ver televisão, é claro...

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Suely Dias dos Santos é diretora da Técnica – Organização de Arquivos.