Controle Simplificado de Custo

Franz Allora
O Estado de São Paulo

Todo industrial sente a necessidade de conhecer seus custos e de ter meios e informações que permitam controlá-los. Desejam, porém, obter esse controle de maneira simples e sem as complicações de uma contabilidade complexa e onerosa.

Quando uma empresa produz um único artigo, o problema de conhecer e controlar os custos torna-se fácil pelo fato de haver apenas um elemento a que referir todas as despesas. Uma fábrica de cimento que produziu mil toneladas de cimento só tem de dividir o total de suas despesas por mil para obter o custo de uma tonelada de cimento num dado período.

Quando, porém, a empresa produz diversos produtos, o problema de conhecer e controlar os custos fica mais complexo. Pode-se facilmente saber, em um dado período, qual foi o valor da produção e qual foi o total das despesas. Mas, e para conhecer o custo de cada artigo? E mais, como saber o custo de cada peça ou componentes? Enfim, como avaliar a eficiência e a produtividade de seções que produzem diferentes artigos?

Controlar é agir no sentido de levar uma ação ao termo que se deseja. Para tanto, é imprescindível que se tenha informação sobre o que se está processando, um marco ou termo de comparação ao qual referir essa informação e uma ação concreta com o fito de modificar o que se está processando de maneira a atingir o marco desejado. No caso dos custos industriais, é preciso Ter a informação de quanto está custando e de quanto deve custar, para, então, poder agir no sentido de modificar os fatores do custo a fim de levá-lo à meta desejada.

Vários sistemas foram desenvolvidos, de maneira que a contabilidade fornecesse esses elementos. Foram estabelecidos sistemas e métodos contábeis que, através de uma segregação cada vez maior de despesas gerais, procuram fornecer os elementos para que a direção possa agir no sentido do controle dos custos.

Todos esses sistemas têm, como fator inerente, uma complexidade crescente. Neles, a solução é buscada através de equipamentos mecanizados e até de computadores eletrônicos, os quais simplesmente aceleram o processamento de dados inseguros.

O homem procura solução para todas as suas necessidades. Foi assim que, em meados de 1960, o problema de controle de custos foi estudado pelo engenheiro Georges Perrin, idealizador do método que leva suas iniciais, G.P., e que permitia de maneira simples a determinação e o controle dos custos técnicos. Embora seja um problema reconhecidamente difícil, principalmente nas indústrias de produtos múltiplos, a solução excepcionalmente simples dada pelo método G.P., como era de esperar, surpreendeu os industriais sabedores da complexidade envolvida e das complicações de cálculos que se julgavam indispensáveis.

O método inicialmente idealizado por Perrin foi desenvolvido e ampliado por mim e pelo também engenheiro Ludwig Alfrand, sendo hoje um sistema completo de controles gerenciais, todo baseado nas denominadas unidades de produção. Fundamentado numa doutrina de ordem matemática, o sistema constitui-se num conjunto claro e lógico que sintetiza, em alguns algarismos, todo o resultado de uma análise técnica aprofundada de todos os detalhes de fabricação.

É a partir dessa análise que o sistema se apodera das dificuldades, trata das complicações e se integra às particularidades de fabricação de cada artigo produzido. Tal análise, no aprofundamento dos pormenores a que chega e na maneira clara com que os apresenta, é que permitirá ao industrial verificar, com toda a facilidade, a boa fundamentação de cada incidência de custo.

Deve aqui ficar bem claro que essa análise do processo de fabricação não é simplesmente uma análise técnica, mas uma análise feita com vistas à síntese final necessária ao controle dos custos. É dessa síntese final que virá a simplificação.

É a essa síntese que chegará a utilização do sistema. Quanto mais elevado for o grau de sintetização, maior a simplificação e a operacionalidade do sistema. Em qualquer caso, tal síntese é apreciável. Freqüentemente uma análise que ocupa páginas e páginas de números se condensa numa síntese de uma única página. Daí surge a determinação dos custos técnicos, por uma maneira sintética e com uma rapidez inesperada.

Deve ficar claro que a síntese que permite a simplicidade e a rapidez do sistema em nada altera as qualidades de exatidão da análise. Cada número sintetizado foi, na realidade, formado a partir de dez ou 20 números analíticos, exatos e precisos, que foram sintetizados sem perder suas qualidades, mas permitindo maior simplicidade.

A base do sistema foi a determinação de uma unidade que permite medir todos os produtos. O raciocínio com base nessa unidade levou a abandonar a escrituração a posteriori dos valores correspondentes às várias fases de operação e a procurar, por via matemática, estabelecer uma que servisse para medir e comparar todos os artigos produzidos. O princípio não era novo, pois é o mesmo que se procura coma hora–máquina, com o sistema de equivalentes, com o standard–cost e mesmo com outros métodos paralelos.

É da análise detalhada de todas as operações de fabricação que vem a determinação da unidade específica de cada empresa. Essa unidade é constante e independe do valor da moeda, libertando-se, portanto, das injunções da desvalorização; não inclui a matéria-prima, mas é a expressão de todo o valor que foi adicionado a essa matéria-prima através dos processos de fabricação. Cada produto e cada peça componente são expressos por um determinado número de unidades, adjudicado pela análise feita. A soma de todas as unidades produzidas representará com rigor e simplicidade a quantidade de produção, não importando a diversidade e a multiplicidade dos artigos produzidos.

É assim que a unidade permite: a análise e a comparação dos custos de cada operação de fabricação; o estudo comparado de melhorias e racionalização dos processos; a determinação rigorosa da eficiência de cada fábrica, seção ou máquina; a avaliação e a comparação da produtividade através do tempo ; além de outras aplicações.

Se no Brasil a falta de concorrência permitiu, até bem pouco tempo, que não se sentisse a premência do problema do controle efetivo e real dos custos, isso não mais acontece. Hoje, cada vez mais os industriais estão conscientes da necessidade vital de controlar rigorosamente os seus custos, o que significa, na realidade, conhecer e controlar os custos de cada produto e de cada peça. Para isso, desejam um método simples que lhes forneça esses elementos com precisão e rapidez, sem a necessidade de aumentar as complexidades administrativas e dispor de pessoal especializado. O sistema de unidades de produção responde plenamente a essa necessidade.

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Franz Allora, engenheiro, é executivo na Tecnosul e professor na Universidade Regional de Blumenau (SC)